오피스 365(Office 365)는 업무 및 작업에 필수적인 응용 프로그램으로 구성된 AI 및 클라우드 기반 플랫폼이다. 전 세계 1억 8천만 명의 오피스 365 사용자가 매달 4,700억 개의 이메일, 5억 6천 개의 파워포인트 슬라이드, 1억 개의 엑셀 차트 데이터를 생성하고 있으며, 오피스 365는 여기에 인텔리전스 기능을 결합하여 효율적이고 통합적인 작업 환경을 조성한다.

오피스 365에 포함되어 있는 프로그램으로는 워드(Word), 엑셀(Excel), 파워포인트(PowerPoint), 아웃룩(Outlook)과 같은 응용 프로그램과 원드라이브(One Drive), 마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams) 등이 있다. 하나의 디바이스에 국한되지 않고, 일반 PC,  맥, 모바일 및 태블릿과 같은 여러 장치에서 업무를 이어갈 수 있고, 콘텐츠 제작, 공유 및 공동 작업이 가능하다.

오피스 365는 AI 및 머신러닝 기능이 결합해 다양한 인텔리전스 서비스를 제공한다. 오피스에 탑재된 AI 서비스인 ‘아이디어스(Ideas)’ 기능을 활용해 파워포인트(PowerPoint) 작업을 수행할 경우, 콘텐츠의 주제 및 내용에 적합한 디자인, 배치 또는 이미지를 추천받을 수 있다. 워드에서는 마이크로소프트 그래프의 AI를 활용하여 사용자가 문서를 읽는 동안 약어에 대한 정의를 제공해 익숙하지 않은 단어가 있더라도 작업의 흐름과 집중력을 유지할 수 있다.

엑셀에서는 ‘그림으로부터 데이터 삽입(Insert Data from Picture)’ 기능을 통해 손으로 그린 차트나 프린트물을 엑셀 스프레드시트로 변환시켜 신속한 작업을 할 수 있다. 이 밖에도 AI가 탑재된 엑셀 데이터 타입(Data Types in Excel)은 기업 정보, 주가, 인구 및 지형도와 같은 콘텐츠를 자동으로 인식해 스프레드시트로 만들 수 있다.

오피스 365는 보안 및 업무 생산성을 동시에 추구하는 사용자에게 최적화된 솔루션이다. 마이크로소프트는 고객 지원 및 개인정보 보호와 관련해서 업계에서 가장 신뢰도가 높은 기업으로 클라우드 제공 업체 중에서도 GDPR을 포함한 1,000개 이상의 규정 준수 범위를 제공한다. 오피스 365 데이터센터 인프라에는 연간 3조 원을 투자하고 있으며 서로 다른 국가에 이중화된 데이터센터로 안전한 정보 보호가 가능하다.

오피스 365의 대표적인 보안 툴로는 ▲비즈니스용 원드라이브 파일 복원 및 랜섬웨어 방지 ▲링크 검사 ▲이메일 제어 ▲이메일 암호화 ▲데이터 손실 방지 정책이 있다.

먼저, 비즈니스용 원드라이브 파일 복원 및 랜섬웨어 방지 도구는 감염이 의심되는 시점 이전으로 파일을 복원할 수 있고 랜섬웨어 공격이 감지되면 이메일로 알람을 보내 피해를 막을 수 있도록 한다. 링크 검사 기능은 오피스 365 관리자가 자동으로 링크를 검사하여 악성코드가 감염된 경우 경고창을 표시한다. 이메일 관리는 초기 발신자가 모르는 사이 민감한 정보가 빠져나가지 않도록 파일을 제어할 수 있다.  또한, 이메일 암호화 기능으로 일회용 암호 설정이 가능해 개인 정보 보호가 가능하다. 마지막으로 데이터 손실 방지(Data Loss Prevention, DLP) 정책을 적용해 보안이 필요한 데이터를 자동으로 감지하고 보호할 수 있다.

메신저 기반의 협업 솔루션인 마이크로소프트 팀즈는 오피스 365와의 결합을 통해 안전한 단일 허브에서 채팅, 회의, 통화 서비스를 제공한다. 팀즈는 포춘 100대 기업 중 91곳, 하루 1,300만 명의 사용자가 이용하고 있으며,  탑재되어 있는 AI 기능을 통해 빠르고 유연한 업무 처리가 가능하다.

인라인 메시지 번역 기능은 클릭 한 번으로 40개 이상의 언어를 번역하여, 글로벌 협업 및 유연한 의사소통을 가능하게 한다. 녹음 및 받아쓰기 기능은 미팅 내용을 녹음하고 자동으로 내용을 문자 변환하여 회의 아젠다를 쉽게 기록하고 공유하도록 지원한다. 사용자 배경 지정 기능은 외부에서 화상 통화를 할 경우 주변 방해 요소를 최소화하기 위해 고안되었다. 얼굴 인식을 통해 배경을 흐리게 처리함으로써 원격 회의를 더욱 효율적으로 이용할 수 있다.

이동수 / ssrw@gameshot.net